Avec le confinement, le télétravail s'est développé de manière considérable à tel point qu'aujourd'hui c'est devenue une norme, une obligation dans bien des cas, du moins tant que nous ne serons pas immunisés contre le virus. Il fut une époque, pas si lointaine, où l'on considérait les télétravailleurs comme des chanceux ... Rester chez soi, éviter les transports en commun, s'habiller cool, cela peut apparaître effectivement comme un bonheur mais il n'en est rien ! Cela demande une préparation mentale, une réorganisation de notre lieu de vie, un matériel adapté ...
Je vous livre ici une série de conseils tirés de mon expérience, du vécu de collègues et d'informations glanées au 4 coins du Web. Il vous sera probablement difficile de les suivre tous mais, au moins, cela vous donnera une idée des conditions à réunir pour être un télétravailleur efficace. Certaines suggestions vous paraîtront évidentes, d'autres plus intéressantes. L'objectif est de ne rien oublier !
Conditions mentales et physiques
Préparation matinale
Ce n'est pas avec un café ou un thé vite avalé, encore en pyjama, que l'on peut entamer efficacement une journée de télétravail. Il faut prendre le temps de se lever, de s'étirer, de prendre une douche et un bon petit-déjeuner avant de se mettre à son clavier ! Si vous pouvez rester dans une tenue cool, soignez un minimum votre apparence ! N'oubliez pas que votre visage sera scruté durant une vidéo conférence, tout autant que votre ton !
Pour les plus courageux, faites un tour dehors avant de commencer votre journée de télétravail. Je ne vous demande pas de faire un marathon mais simplement vous étirer dans votre jardin ou sur votre balcon vous donnera la pêche !
Organisation du travail
Commencez la semaine par repérer les tâches récurrentes : des réunions hebdomadaires, des comptes-rendus réguliers etc. et planifiez-les dans votre agenda.
Comblez les trous de votre agenda quotidien avec les tâches du jour et accordez-vous des pauses. entre chacune d'elles. C'est important de lister vos différents travaux et de les noter afin de vous assurer de bien les faire. Utilisez un outil adapté pour cela.
Conservez des trous dans votre agenda afin de faire face aux imprévus de la vie quotidienne, surtout si vous avez des enfants.
Soyez agile, dans votre tête, comme dans votre planning et n'hésitez pas à modifier l'ordre de vos tâches si c'est nécessaire.
Durant l'exécution d'une tâche, n'hésitez pas à mettre votre téléphone en mode avion afin de conserver votre attention. Si c'est urgent, votre collègue utilisera un autre moyen pour vous joindre.
Vous pouvez mettre une musique de fond mais veillez à ce qu'elle renforce votre concentration. Il existe des titres sur Youtube adapté à cela :
Exemple : Musique pour l'étude et le travail
Mettez une bouteille d'eau à portée de votre espace de travail afin de boire régulièrement. Évitez cependant d'amener des encas. Grignoter gâchera le plaisir que vous aurez de faire votre pause de midi !
N'oubliez pas de faire une pause le midi pour vous préparer un bon repas. C'est également le moment de vous consacrer à d'autres sujets : l'actualité, les enfants etc ... En résumé, débranchez de votre boulot !
Vidéo-conférence
Abandonnez toutes vos tâches en cours au moins 10 minutes avant le début d'une vidéo conférence. Cela vous permettra de vous préparer mentalement, de vérifier votre aspect physique mais également de tester les outils de communication. Ce n'est pas une minute avant qu'il faut se rendre compte que le casque ne fonctionne pas !
Déconnexion en fin de journée
Il est souvent facile de se laisser emporter par les nombreuses tâches et travailler bien au-delà des heures de bureau. Cela peut se comprendre mais doit rester exceptionnel. Essayez de respecter au mieux l'organisation que vous avez planifiée le matin !
Si vous travaillez dans la cuisine, le salon ou dans votre chambre, par exemple, rangez votre matériel professionnel dans un endroit où il n'est pas facilement visible. Cela facilitera votre retour à la vie normale et vous permettra de mieux vous réapproprier votre vie personnelle.
Si vous possédez un smartphone professionnel, éteignez-le sauf pour des raisons d'urgence. Le droit à la déconnexion vous protège de tout abus de la part de Synchrone ou de votre client.
Pour plus d'information : Le droit à la déconnexion dans l'entreprise ou en télétravail
Conditions matérielles
Equipement
Parlons en premier lieu de l'espace de travail :
A défaut de bureau, un coin de table de salon peut suffire à condition de l'avoir débarrassé de tout élément hors propos. Vous devez réserver assez de place pour votre ordinateur portable, votre smartphone et des affaires de bureau (cahier, stylo ...).
Si vous n'avez pas de fauteuil de bureau, essayez de trouver une chaise avec un dossier suffisamment haut pour maintenir votre dos. Vos lombaires vous diront merci !
Trouvez une place à proximité d'une prise afin de pouvoir y brancher votre ordinateur et votre mobile. Rien de plus frustrant que de se retrouver en panne de batterie en pleine rédaction d'un document à rendre dans 1 heure !
Évitez à tout prix de choisir un lieu de repos pour télétravailler ! D'abord, vous n'aurez pas l'impression de vraiment travailler. Surtout, une fois la journée effectuée, vous n'aurez pas le plaisir de "changer d'air" !
Si vous êtes amené à télétravailler de manière régulière, je vous conseille d'investir :
Dans un moniteur d'une taille de 24 à 27''. Il est nécessaire qu'il soit au moins Full HD afin d'offrir une résolution qui s'adaptera à toutes vos taches et réglable en hauteur afin de s'adapter à votre environnement de travail. Vérifiez également la compatibilité de l'écran avec la connectique de votre ordinateur portable, sinon investissez dans un adaptateur.
Exemple : Moniteur AOC27''
Un clavier professionnel : les touches d'un ordinateur portable ne sont pas prévues pour une utilisation intensive, en terme de qualité de saisie comme en terme d'espacement. Au bout d'un moment, des douleurs aux doigts mais également aux poignets vous convaincront de vous tourner vers un clavier plus adapté. Il doit avoir une frappe plus mécanique avec des touches judicieusement disposées. Au mieux, il doit également être rétro-éclairé si vous travailler dans la pénombre.
Exemple : Clavier Logitech K800
Un casque ave cmicro : Accessoire indispensable pour les conférences en ligne, je vous conseille un casque avec un micro séparé afin de pouvoir l'adapter à votre bouche. Inutile d'investir dans une connexion sans fil, cela vous évitera d'oublier de le charger.
Connexion Internet
Impossible de télétravailler sans une connexion Internet à la fois rapide, stable et sécurisée !
Pour la rapidité, vous êtes complètement dépendant de votre opérateur. Faites un test de débit pour connaître la qualité de votre connexion.
Exemple : Test de débit Nperf
Le débit de réception (ou descendant) vous permet de vérifier la qualité de votre connexion lorsque vous téléchargez un fichier ou regardez une vidéo. Il vous faut un débit d'au moins 20 Mb/s pour espérer travailler de manière correcte et participer à des réunions en vidéo avec une qualité convenable.
Le débit d’émission (ou montant) calculé la quantité de données envoyée. Cette information est importante principalement si vous participez à des vidéo-conférences car c'est elle qui définit la qualité de la vidéo que vos collègues verront. Il vous faut un débit d'au moins 10 Mb/s pour transmettre une image de qualité correcte.
La latence (ou ping) définit le temps que met une donnée pour effectuer un aller/retour entre votre box et le serveur utilisé pour le test. Plus le temps est court, mieux c'est. Le graphique associé indiqué également la stabilité de votre connexion. Votre ping doit être inférieur à 10 ms, sous peine d'avoir d'avoir, par exemple, un décalage entre la voix et l'image lors d'une vidéo-conférence.
Avoir une connexion rapide ne suffit pas, il faut vous assurer que les données qui transitent entre votre ordinateur et le réseau professionnelles ne peuvent pas être récupérées par un tiers malveillant ou que celui-ci puisse voler les informations stockées dans votre disque dur. Pour cela, il est nécessaire de sécuriser le réseau de votre box Internet. Je vais vous proposer prochainement un article à ce sujet.